تحتاج المؤسسات إلى تحديد المهارات والسلوكيات والمعارف التي تمكّن موظفيها من أداء أدوارهم بكفاءة وتحقيق أهدافها الاستراتيجية. وهنا يأتي دور إطار الكفاءات، الذي يساعد المؤسسة على تحديد ما تحتاج إليه من كفاءات، وكيفية تطبيقها على مختلف المستويات والوظائف.
لكن أحد أكثر الأسئلة شيوعًا عند تصميم الكفاءات هو: ما الفرق بين الكفاءات العامة والكفاءات الوظيفية؟ وهل تحتاج المؤسسة إلى النوعين معًا؟
رغم ارتباطهما بإدارة الأداء وتطوير الموظفين، فإن لكل نوع منهما وظيفة مختلفة. فالكفاءات العامة ترتبط بما تتوقعه المؤسسة من موظفيها بشكل عام، بينما ترتبط الكفاءات الوظيفية بالمعارف والمهارات الفنية والسلوكية اللازمة لأداء وظيفة أو مجموعة وظائف محددة.
في هذا الدليل، نستعرض الفرق بين إطار الكفاءات العامة والوظيفية، وأهم خصائص كل منهما، وكيف يمكن للمؤسسات الجمع بينهما لبناء إطار كفاءات متكامل يدعم التوظيف، وتقييم الأداء، والتطوير المهني.
ما المقصود بإطار الكفاءات العامة؟
إطار الكفاءات العامة هو مجموعة من الكفاءات التي تحدد السلوكيات والقدرات التي تتوقع المؤسسة وجودها لدى الموظفين، بغض النظر عن اختلاف وظائفهم أو إداراتهم.
وغالبًا ما تعكس هذه الكفاءات قيم المؤسسة وطريقة العمل التي تريد ترسيخها. لذلك يمكن أن تكون مشتركة بين عدد كبير من الموظفين، مع اختلاف مستوى الإتقان المطلوب بحسب المستوى الوظيفي.
ومن أمثلة الكفاءات العامة:
- التواصل الفعّال.
- العمل الجماعي.
- حل المشكلات.
- التركيز على العميل.
- التفكير التحليلي.
- إدارة الوقت.
- التكيف مع التغيير.
- الالتزام بالمسؤولية والمهنية.
فعلى سبيل المثال، قد تتوقع المؤسسة من موظف خدمة العملاء ومدير الموارد البشرية والمحلل المالي امتلاك مهارة التواصل الفعّال، لكن طريقة تطبيق هذه المهارة قد تختلف من وظيفة إلى أخرى.
وبالتالي، لا يعني وجود الكفاءة نفسها لدى جميع الموظفين أن مستوى السلوك المطلوب أو طريقة تطبيقه متطابقة.
ما المقصود بإطار الكفاءات الوظيفية؟
إطار الكفاءات الوظيفية يركز على الكفاءات المطلوبة لأداء وظيفة أو دور أو مجال مهني محدد.
ويشمل عادةً المعارف والمهارات والخبرات الفنية التي يحتاج إليها الموظف لتنفيذ مسؤولياته وتحقيق النتائج المطلوبة في وظيفته.
ومن أمثلة الكفاءات الوظيفية:
- تحليل البيانات المالية للمحللين الماليين.
- إدارة المشاريع لمديري المشاريع.
- تخطيط القوى العاملة لمتخصصي الموارد البشرية.
- إدارة المشتريات والتفاوض مع الموردين للمختصين بالمشتريات.
- تحليل المخاطر للمختصين في إدارة المخاطر.
- استخدام أدوات وتقنيات متخصصة بحسب طبيعة الوظيفة.
وهنا تظهر أهمية الكفاءات التقنية؛ لأنها تساعد المؤسسة على تحديد القدرات الفنية المرتبطة مباشرة بالوظيفة، بدل الاكتفاء بالكفاءات العامة التي يمكن أن تنطبق على معظم الموظفين.
ما الفرق بين إطار الكفاءات العامة والوظيفية؟
الفرق الأساسي هو نطاق تطبيق الكفاءة والغرض منها.
إطار الكفاءات العامة يحدد القدرات والسلوكيات التي تشكل توقعات مشتركة داخل المؤسسة، بينما يحدد إطار الكفاءات الوظيفية ما يحتاج إليه الموظف لأداء وظيفة محددة أو مجال مهني معين.
وجه المقارنة | الكفاءات العامة | الكفاءات الوظيفية |
نطاق التطبيق | مجموعة واسعة من الموظفين | وظيفة أو مجال وظيفي محدد |
التركيز | السلوكيات والقدرات المشتركة | المعارف والمهارات المرتبطة بالوظيفة |
الهدف | دعم ثقافة المؤسسة وطريقة العمل | تمكين الموظف من أداء مهامه بكفاءة |
أمثلة | التواصل، العمل الجماعي، حل المشكلات | التحليل المالي، إدارة المشاريع، إدارة المشتريات |
الاستخدام | التوظيف، الأداء، التطوير، الثقافة المؤسسية | التوظيف المتخصص، تقييم المهارات الفنية، التطوير الوظيفي |
مستوى التخصص | أقل ارتباطًا بوظيفة محددة | أكثر تخصصًا وارتباطًا بالدور |
لذلك، لا ينبغي النظر إلى النوعين باعتبارهما بديلين لبعضهما. فالمؤسسة تحتاج إلى تحديد كيف يجب أن يعمل الموظف من خلال الكفاءات العامة، وكذلك ما الذي يجب أن يعرفه ويستطيع القيام به لأداء وظيفته من خلال الكفاءات الوظيفية.
ما المقصود بالكفاءات الجوهرية؟ وهل تختلف عن الكفاءات العامة؟
تستخدم المؤسسات أحيانًا مصطلحي الكفاءات العامة والكفاءات الجوهرية للإشارة إلى الكفاءات المشتركة التي تعكس التوقعات الأساسية للمؤسسة، لكن المصطلحات قد تختلف من مؤسسة إلى أخرى.
الكفاءات الجوهرية غالبًا ما ترتبط بما تعتبره المؤسسة أساسيًا لتحقيق استراتيجيتها والحفاظ على ثقافتها وقيمها. وقد تشمل مثلًا:
- النزاهة.
- التركيز على العميل.
- التعاون.
- الابتكار.
- المسؤولية.
- التواصل.
أما الكفاءات العامة، فقد يكون نطاقها أوسع، بحيث تشمل مجموعة من السلوكيات والقدرات المشتركة المطلوبة عبر وظائف أو مستويات مختلفة.
لذلك، عند بناء إطار كفاءات، من المهم ألا تعتمد المؤسسة على المصطلحات فقط، بل أن تحدد تعريف كل كفاءة، والسلوكيات المرتبطة بها، ومستوى الإتقان المتوقع.
ما أمثلة الكفاءات العامة والوظيفية في المؤسسة؟
لتوضيح الفرق بشكل عملي، يمكن النظر إلى وظيفة مدير الموارد البشرية.
قد تشمل الكفاءات العامة المطلوبة منه:
- التواصل الفعّال.
- القيادة.
- العمل الجماعي.
- حل المشكلات.
- إدارة التغيير.
وفي الوقت نفسه، قد يحتاج إلى كفاءات وظيفية مثل:
- تخطيط القوى العاملة.
- إدارة الأداء.
- تطوير المواهب.
- تصميم سياسات الموارد البشرية.
- تحليل بيانات الموارد البشرية.
- تخطيط التعاقب الوظيفي.
وفي وظيفة المحلل المالي، قد تشمل الكفاءات العامة:
- التفكير التحليلي.
- إدارة الوقت.
- التواصل.
- حل المشكلات.
بينما تشمل الكفاءات الوظيفية:
- التحليل المالي.
- إعداد النماذج المالية.
- إعداد التقارير المالية.
- تحليل الموازنات.
- تفسير المؤشرات المالية.
توضح هذه الأمثلة أن الموظف يحتاج إلى مزيج من الكفاءات حتى ينجح في وظيفته؛ فامتلاك المهارة الفنية وحدها لا يضمن بالضرورة القدرة على العمل والتواصل وتحقيق النتائج داخل المؤسسة.
هل تحتاج المؤسسة إلى الكفاءات العامة والوظيفية معًا؟
نعم، وفي معظم الحالات يكون الجمع بينهما أكثر فاعلية من الاعتماد على نوع واحد فقط.
فإذا ركزت المؤسسة على الكفاءات العامة وحدها، فقد تتمكن من تحديد السلوكيات والتوقعات المشتركة، لكنها قد لا تحدد بشكل كافٍ المهارات المتخصصة المطلوبة لكل وظيفة.
وفي المقابل، إذا ركزت على الكفاءات الوظيفية فقط، فقد تحدد المتطلبات الفنية للوظائف، لكنها قد تهمل السلوكيات والقيم والقدرات المشتركة التي تؤثر في طريقة أداء الموظفين وتعاونهم.
لذلك يمكن بناء إطار متكامل على مستويين:
الكفاءات العامة → ما الذي تتوقعه المؤسسة من موظفيها؟
الكفاءات الوظيفية → ما الذي يحتاج إليه الموظف لأداء وظيفته؟
وبذلك يصبح الإطار أكثر قدرة على ربط احتياجات المؤسسة بمتطلبات كل وظيفة.
كيف يتم دمج الكفاءات العامة والوظيفية في إطار واحد؟
لا يعني الدمج وضع جميع الكفاءات في قائمة واحدة طويلة. بل يتطلب تصميم هيكل واضح يحدد العلاقة بين الكفاءات المختلفة.
يمكن للمؤسسة اتباع الخطوات التالية:
1. تحديد التوجه الاستراتيجي للمؤسسة
تبدأ عملية تصميم الكفاءات بفهم استراتيجية المؤسسة وأهدافها المستقبلية.
فالكفاءات المطلوبة يجب أن تساعد المؤسسة على تنفيذ استراتيجيتها، وليس أن تكون مجرد قائمة عامة من المهارات.
على سبيل المثال، إذا كانت المؤسسة تركز على التحول الرقمي، فقد تحتاج إلى تعزيز كفاءات مرتبطة بالابتكار، واستخدام البيانات، والتكيف مع التقنيات الجديدة.
2. تحديد الكفاءات العامة والجوهرية
بعد فهم الأولويات الاستراتيجية، تحدد المؤسسة الكفاءات المشتركة التي يجب أن تظهر لدى الموظفين.
ويجب أن تكون هذه الكفاءات واضحة وقابلة للملاحظة، وليس مجرد عبارات عامة مثل “التميز” أو “الاحترافية” دون تعريف لما تعنيه عمليًا.
3. تحليل الوظائف والأدوار
بعد ذلك، يتم تحليل المسؤوليات والمهام الرئيسية لكل وظيفة أو مجموعة وظيفية.
يساعد هذا التحليل على تحديد الكفاءات الوظيفية اللازمة لأداء كل دور، وربطها بالنتائج التي يُتوقع من الموظف تحقيقها.
4. تحديد مستويات الإتقان
قد تكون الكفاءة نفسها مطلوبة لدى أكثر من مستوى وظيفي، لكن بدرجات مختلفة.
فعلى سبيل المثال، قد يحتاج الموظف المبتدئ إلى مستوى أساسي في تحليل البيانات، بينما يحتاج المدير إلى مستوى متقدم يمكنه من تفسير النتائج واستخدامها لدعم القرارات.
لذلك من المفيد تحديد مستويات واضحة للإتقان، مثل:
- أساسي.
- متوسط.
- متقدم.
- خبير.
5. تحديد السلوكيات والمؤشرات
لا يكفي تحديد اسم الكفاءة فقط. يجب توضيح كيفية ظهورها في أداء الموظف.
فبدلًا من كتابة “التواصل”، يمكن تحديد سلوكيات مثل:
- يقدّم المعلومات بطريقة واضحة ومناسبة للجمهور.
- يستمع إلى الآخرين ويتعامل مع الأسئلة بفاعلية.
- يختار قنوات التواصل المناسبة بحسب طبيعة الموقف.
وهذا يجعل الكفاءة أكثر قابلية للاستخدام في التقييم والتطوير.
كيف تساعد الكفاءات العامة والوظيفية في إدارة الموارد البشرية؟
يمكن استخدام الإطار المتكامل عبر عدد من ممارسات الموارد البشرية.
التوظيف والاختيار
يساعد تحديد الكفاءات المطلوبة مسبقًا على بناء معايير أكثر وضوحًا لاختيار المرشحين.
فيمكن تقييم المرشح بناءً على الكفاءات العامة مثل التواصل والعمل الجماعي، إلى جانب الكفاءات الوظيفية المرتبطة بالدور.
تقييم الأداء
بدل تقييم الموظف بناءً على الانطباعات العامة، يمكن استخدام الكفاءات كمجموعة من المعايير المنظمة لتقييم السلوك والمهارات المطلوبة.
التدريب والتطوير
يساعد تحليل الفجوات بين مستوى الكفاءة المطلوب والمستوى الحالي للموظف على تحديد الاحتياجات التدريبية بشكل أكثر دقة.
فإذا كانت المشكلة في كفاءة وظيفية محددة، يمكن تصميم تدريب متخصص لها. وإذا كانت الفجوة في كفاءة عامة، فقد يكون التدريب أو التطوير مختلفًا.
التطور والمسار الوظيفي
يمكن استخدام مستويات الإتقان لتوضيح ما يحتاج الموظف إلى تطويره للانتقال إلى مستوى أو دور وظيفي أعلى.
وبذلك يصبح إطار الكفاءات أداة لدعم التطور المهني، وليس مجرد وثيقة تستخدم أثناء التقييم السنوي.
ما الأخطاء الشائعة عند تصميم إطار الكفاءات؟
هناك عدد من الأخطاء التي قد تقلل من فاعلية إطار الكفاءات، ومنها:
- إنشاء قائمة طويلة جدًا من الكفاءات
زيادة عدد الكفاءات لا تعني بالضرورة بناء إطار أفضل. يجب التركيز على الكفاءات الأكثر ارتباطًا بالاستراتيجية والأداء.
- استخدام تعريفات عامة وغير قابلة للقياس
عبارات مثل “التميز” أو “القيادة” تحتاج إلى تعريف واضح وسلوكيات يمكن ملاحظتها وتقييمها.
- استخدام الكفاءات نفسها لكل الوظائف
قد تكون بعض الكفاءات العامة مشتركة، لكن المتطلبات الوظيفية تختلف من دور إلى آخر.
- فصل إطار الكفاءات عن ممارسات الموارد البشرية
إذا تم إنشاء الإطار دون ربطه بالتوظيف والتقييم والتدريب والتطوير، فقد يتحول إلى وثيقة نظرية لا تؤثر فعليًا في إدارة المواهب.
- عدم تحديث الإطار
تتغير الوظائف واحتياجات المؤسسات مع تغير الاستراتيجية والتقنيات وبيئة العمل. لذلك يجب مراجعة إطار الكفاءات وتحديثه عندما تتغير متطلبات العمل.
كيف تختار المؤسسة الكفاءات المناسبة لكل وظيفة؟
يجب ألا يتم اختيار الكفاءات الوظيفية اعتمادًا على الانطباعات أو القوائم الجاهزة فقط. الأفضل أن تنطلق المؤسسة من طبيعة الوظيفة والنتائج المطلوبة منها.
يمكن طرح الأسئلة التالية عند تحديد الكفاءات:
- ما المهام الأساسية لهذه الوظيفة؟
- ما المعارف الفنية اللازمة لتنفيذ هذه المهام؟
- ما المهارات التي تؤثر مباشرة في جودة الأداء؟
- ما النتائج التي يجب أن يحققها شاغل الوظيفة؟
- ما السلوكيات التي تساعده على تحقيق هذه النتائج؟
- ما مستوى الإتقان المطلوب لكل كفاءة؟
- هل الكفاءة مرتبطة فعلًا بالوظيفة أم أنها مضافة دون حاجة؟
هذا النهج يساعد على بناء إطار أكثر واقعية وقابلية للتطبيق.
ما العلاقة بين الكفاءات العامة والوظيفية والأداء المؤسسي؟
عندما يتم تصميم النوعين بطريقة مترابطة، يصبح إطار الكفاءات وسيلة لربط أداء الموظفين بأهداف المؤسسة.
فالكفاءات العامة تساعد على بناء سلوكيات مشتركة وثقافة عمل متسقة، بينما تضمن الكفاءات الوظيفية امتلاك الموظفين للقدرات المتخصصة اللازمة لتنفيذ أعمالهم.
وبالتالي، فإن القيمة الحقيقية لا تأتي من وجود إطار كفاءات بحد ذاته، وإنما من مدى ارتباطه بالاستراتيجية والوظائف وممارسات إدارة المواهب.
الخلاصة: هل الكفاءات العامة أهم من الوظيفية؟
لا يمكن اعتبار أحدهما أهم من الآخر، لأن لكل نوع منهما دورًا مختلفًا.
الكفاءات العامة توضح السلوكيات والقدرات المشتركة التي تحتاج إليها المؤسسة، بينما الكفاءات الوظيفية تحدد المعارف والمهارات المتخصصة اللازمة لأداء كل وظيفة.
والأفضل للمؤسسات هو تصميم إطار يجمع بين النوعين، مع تحديد واضح للكفاءات، ومستويات الإتقان، والسلوكيات القابلة للملاحظة، وربطها بالتوظيف وتقييم الأداء والتدريب والتطوير والمسارات الوظيفية.
بهذه الطريقة، لا يصبح إطار الكفاءات مجرد قائمة بالمهارات، بل أداة عملية تساعد المؤسسة على تحديد ما تحتاج إليه من موظفيها، وتطوير قدراتهم، وتحسين جودة الأداء بما يتوافق مع أهدافها الاستراتيجية.
إذا كانت مؤسستك تسعى إلى بناء إطار كفاءات متكامل يربط بين احتياجات الأعمال ومتطلبات الوظائف، يمكن الاستفادة من خدمات استشارات أطر الكفاءات لتصميم إطار يتناسب مع طبيعة المؤسسة وأهدافها واحتياجاتها التنظيمية
